VIM-meldingen

17-10-2019 -

Door Marjolein Meijer

Zoals elke zorgorganisatie heeft ook de SHR een proces voor interne meldingen (VIM= veilig incidenten melden). Het aantal VIM- meldingen bij de SHR is in de afgelopen periode teruggelopen en daarom vestigen wij weer graag even de aandacht op het belang van het melden van incidenten.

Elke medewerker van de SHR kan een melding doen over een situatie waarin de (ondersteunende processen rondom de) patiëntenzorg niet helemaal goed verliep. Deze meldingen worden onderzocht door de VIM-commissie. De VIM commissie bestaat minimaal uit een representatieve vertegenwoordiging van huisartsen, triagisten, doktersassistenten en kantoormedewerkers. Na onderzoek wordt elke melding in de commissie besproken. Wanneer er sprake is van structurele manco’s in het proces, worden er aanbevelingen geformuleerd hoe herhaling in de toekomst zou kunnen worden voorkomen. Deze aanbevelingen worden in het MT besproken, en de melder wordt geïnformeerd over de uitkomsten. Aangezien de VIM commissie gemiddeld 6-8x per jaar samen komt en het onderzoeken tijd kost, kan het soms even duren eer je deze terugkoppeling krijgt.

Het is belangrijk dat alle medewerkers bewust zijn van het belang van het blijven melden. Door situaties te melden, kunnen we als organisatie leren waar en hoe processen beter kunnen. We kijken niet met de gedachte “Wie deed hier wat fout?”, wel met de blik “Wat ging er in deze situatie niet goed en hoe kan dit in de toekomst voorkomen worden?”

Een melding gaat altijd over een situatie en nooit over een persoon. Probeer je melding duidelijk te formuleren en geef aan wat je wilt dat de VIM commissie onderzoekt. Hoe duidelijker je vraag of probleemstelling is, hoe beter wij deze kunnen onderzoeken. Wanneer je een melding doet over een situatie waarin collega’s betrokken zijn, informeer hier dan daarover en zeg erbij dat het gaat over de situatie en niet over hen. Wanneer jij gebeld wordt door een lid van de VIM commissie over een melding, schrik dan niet. De vragen die gesteld worden, gaan over een situatie, en niet over jouw persoonlijke functioneren in die situatie. In veel gevallen wordt aan de triagist gevraagd om het gesprek samen met een VIM lid nog eens terug te luisteren. Een huisarts kan gevraagd worden een situatie te verduidelijken. Beide situaties kunnen leiden tot nieuwe inzichten.

Als je vragen hebt over de VIM of over de meldingen, neem dan contact op met Marjolein Meijer, kwaliteitsfunctionaris en lid VIM commissie SHR mmeijer@shrnet.nl

Terug naar overzicht